自来水企业的档案管理是其各项业务的重要记录和企业精神面貌的集中体现。为更好地做好档案管理工作，使其适应科学化管理和开放共享的时代发展要求，满足广大居民的用水需求，档案信息化建设势在必行。

一、自来水企业档案形成和管理现状

（一）自来水企业档案的形成。就常规来看，自来水企业的档案立卷主要范围包括：上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、统计年报、预决算、规章制度；企业报送上级部门的请示报告、工作计划和对下级部门的批复；企业同相应单位的业务往来信件、协议合同等；企业党政会议原始记录、纪要和决定；企业制定的计划、统计、预决算、工作总结；企业各种专业会议的记录、文件、会议总结纪要以及相应的与会材料；其他具有信息价值的企业材料等七个方面。

除此之外，自来水企业还形成了大量业务档案，如水质档案分原水档案和出厂水档案，包括自来水在生产过程中的各种日报、月报、年报，各级监测机构出具的检测报告；营业档案，主要包括考核表档案和用户档案；管网图纸档案 （安装各小区、单位、道路的供水管线的管网图纸）等。其中，管网图纸档案属于城建档案，是国家专业档案的重要组成部分。

（二）自来水企业档案管理现状。

自来水企业管理行政区域范围内纵横交错的地下管网和大量设备，业务繁杂，且关系着千家万户的用水需求，档案管理必须以为用户服务为宗旨，提高管理效率和服务水平。而现阶段，自来水企业档案管理形式较为滞后，人工操作管理的情况依然存在，依靠手工操作为主完成的档案收集、整理、编目、保管、统计和检索查询等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤繁琐，不仅耗费人力，而且也很难对其归纳总结和加工提取，导致很多档案资源被束之高阁，得不到充分利用。甚至有些具有较高使用价值的资料，如当时大部分依靠手工绘制给水管网施工图，也由于保管条件所限而逐步老化遗失。不少自来水企业的档案缺乏统一管理，档案资料只集中在行政部门，工程文件则在施工部门，这些部门之间档案信息的共享处于闭塞状态，档案管理缺乏集生产、运行、收费以及用户服务为一体的综合性管理平台。供水资料数据的补充、修正也常常跟不上建设维护的速度，现有资料与实际情况不符的情况时有发生。

此外，当前不少自来水企业对档案管理的重要性认识不够，致使其档案信息化建设停滞不前。不少企业将“安全供水，优质服务”当成硬任务、硬指标，而很少从档案现代化水平方向去思考档案工作的发展，更不可能在资金、技术等方面加大投入。一些档案管理员也认为档案管理是 “收拾破烂”、不能登大雅之堂的“闲耍活”，在档案工作上也不肯下功夫。

二、自来水企业专业档案信息化建设的对策和思考

（一）强化意识，加大档案信息化建设投入。自来水企业领导和员工要本着“对历史负责、为现实服务、替将来着想”的态度，高度重视档案管理工作，制定档案管理责任制，明确实施步骤、工作任务，责任分工。同时，要加大档案信息化建设的投入，实现软件、硬件双重保障。软件方面，运用电子文档管理系统软件完善目录检索体系，确保档案借阅的快速、准确；硬件方面要确保企业档案管理设备及时更新换代。

此外，自来水企业档案管理系统要引进设计思路先进、管理功能齐全、性能稳定、界面友好、操作便捷的信息化管理系统，实现档案资料的数字化和网络化，做到数据资料实时更新，从而提高档案管理的信息化水平和工作效率。例如，可为每一台供水机电设备建立相应的电子档案，实现其运行中的各个参数通过电子档案实时查询核对。

（二）坚持服务导向，提高档案的利用效率。随着城市的快速发展，城乡供水一体化的实施，自来水企业的供水范围、供水管网不断扩大，档案管理所记录的信息也在不断增加。建立科学、准确、完整、动态的自来水档案数字化信息管理系统，实现档案信息的集中管理与信息共享，不仅能减轻档案管理人员工作负担，而且能够极大提高档案的检索利用效率，为城市供水规模扩大再生产提供有效参考。例如，某些典型工程积累的施工设计资料如果能及时转化成数字化档案，其他技术人员就可通过数字化检索随时获取这项工程的相关资料，为其他供水工程的施工设计提供参考，从而有效节约设计工期，提高工效。

要达到这一效果，规范统一的数据库必不可少。而要实现自来水企业档案信息资源的整合和共享，首先要按照国家档案数字化要求制定单位档案数字化目标，按照这一目标制作和积累档案数据。要搭建档案信息资源整合共享平台，实现档案数字化信息资源的采集和整合。还要加强数据质量检查，确保数据的完整性、准确性、可靠性和实用性。

（三）强化人才支撑，加快档案信息化人才队伍建设。事实证明，人才是制约企业档案信息化顺利推进和长效发展的主要因素。当前，档案信息化的发展，使档案部门管理信息资源的形式、工作内容和服务方式都发生了很大变化，自来水企业档案管理人员要管理好档案，不仅要懂得档案管理专业知识、供水行业专业知识，还应具备计算机技术应用的基本技能。因此，自来水企业一方面要加强现有在职档案人员的培训，提高他们计算机管理、网络技术水平和档案管理系统的运用能力，另一方面要注意吸纳、引进专业人才和社会化服务。同时，也要调动档案管理人员的积极性和创造性，促进档案管理工作的健康发展。

总之，自来水企业档案信息化建设是一个长期的系统工程，既需要相关人员观念的改变，也取决于企业的经济能力。信息化是时代发展对自来水企业的要求，也是经济发展对信息管理的要求。自来水企业应逐步建立起档案信息管理体系，充分发挥档案信息管理的综合功能，使档案管理工作真正成为促进企业发展和技术进步的重要保证。

（作者单位：即墨市自来水公司）